Por quanto tempo devo guardar os recibos de aluguel?

Guardar os recibos de aluguel é uma prática bastante importante para dar segurança jurídica ao inquilino, mas não é necessário manter todos os comprovantes pagos por longos períodos.

Segundo a advogada Hilzanira Cantanheide, é comum ver inquilinos acumularem pilhas de papéis em casa como modo de se prevenir no caso de cobrança irregular. E ela esclarece que diferentes tipos de recibos têm prazos variados para que sejam válidos.

Prazos para guardar comprovantes que cercam a locação

• Apólices de Seguro e comprovantes de pagamento: 1 ano, após o final da vigência;
• Comprovante de pagamento de condomínio: 5 anos;
• Comprovantes de pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): 10 anos;
• Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) IR: 6 anos;
• Declaração Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (IRPF): 6 anos;
• Demonstrativo de contas de administração de imóvel: 5 anos;
• Extrato bancário: 1 ano, após o pagamento;
• Faturas de serviços (energia elétrica, água, telefone, gás): 1 ano, após o pagamento;
• Nota Fiscal de serviços de administração de imóveis: 5 anos;
• Notas Fiscais de benfeitorias em imóveis: até o final da garantia (no máximo 5 anos);
• Contrato de aluguel: só pode ser descartado três anos após a devolução das chaves e do recebimento do termo de extinção de acordo.

“O recibo de aluguel deve ser guardado por três anos após o fim da locação para resguardar o direito do locatário, pois caso ocorra algum problema, será uma forma segura de protegê-lo com provas”, explica Hilzarina.

Caso o inquilino não consiga provar o pagamento da locação, ele pode correr o risco de ter que pagar tudo novamente. “Ainda atualmente existem muitos contratos de locação verbal, aqueles que não são escritos. No final do contrato esse locatário pode ter problemas”, afirma. “Ainda é algo que infelizmente acontece muito, já que os contratos verbais teoricamente são feitos com confiança, mas nem sempre isso é recíproco. É preciso precaução, por isso é importante se precaver de todas as formas”, conclui a advogada.

Prazos de outras contas

• As contas de consumo (luz, água, gás, telefone) podem ser descartadas assim que a empresa mandar a declaração anual de quitação de débitos. Por lei, o documento deve ser enviado ao consumidor até maio de cada ano e deve ser mantido por cinco anos. Caso a declaração não seja recebida automaticamente, é preciso solicitá-la à empresa por escrito, telefone ou via internet;
• Já a declaração anual de quitação de débitos (vale para contas de consumo: luz, água, gás, telefone etc.) deve ser arquivada por 5 anos;
• TV por assinatura: 5 anos;
• Fatura do cartão de crédito: 3 anos.

Dicas para facilitar o arquivamento

• Faça um arquivo online;
• Tire fotos de cada um dos documentos, com o próprio celular, e organize-as em pastas no computador. Você vai economizar espaço e tempo, além de não precisar se preocupar em perder os papéis;
• E lembre-se de guardar também as notas fiscais dos pagamentos.